Cách viết bài PR “hút hồn khách hàng” chỉ trong 7 bước

1. Khái niệm viết bài PR trong Marketing

Bài viết PR là một loại bài viết được sử dụng trong Marketing để thông báo cho công chúng về các sản phẩm, dịch vụ, hoạt động hay sự kiện của một doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân.

Mục đích của bài viết PR là để tạo ra sự chú ý, quan tâm và tin tưởng cho đối tượng hướng đến, cũng như tăng uy tín, thương hiệu và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết PR thường được phát hành qua các kênh truyền thông như: báo chí, website, blog, mạng xã hội và Email nhằm giúp bài viết có thể tiếp cận người dùng một cách nhanh chóng và rộng rãi.

2. 07 bước chuẩn bị viết bài PR chuyên nghiệp

Để có thể viết bài PR hiệu quả và hấp dẫn được người đọc, bạn hãy tham khảo 07 bước sau được đội ngũ Content giàu kinh nghiệm của MIC Creative chia sẻ:

Bước 1: Xác định chủ đề

Chủ đề là yếu tố quyết định sự thành công của bài viết PR. Bạn cần chọn một chủ đề phù hợp với mục đích và lợi ích của doanh nghiệp, cũng như có tính mới lạ, hấp dẫn và thuyết phục.

Bạn có thể tham khảo các nguồn thông tin như: Xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng, sự kiện nổi bật, thành tựu của doanh nghiệp, hoặc các vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động của doanh nghiệp để bài viết có sự gắn kết với người tiêu dùng, giúp nâng cao hiệu quả chiến dịch quảng cáo.

Bước 2: Xác định đối tượng hướng đến

Đối tượng hướng đến là những người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp qua bài viết PR. Bạn cần phân tích thị trường và chân dung khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong muốn, thói quen và hành vi của họ. Bạn cũng cần xác định kênh truyền thông phù hợp để tiếp cận đối tượng hướng đến, ví dụ như: báo chí, website, blog, mạng xã hội, email hay podcast.

Để có thể xác định đối tượng khách hàng bài viết PR của bạn hướng đến, bạn sẽ cần xây dựng chân dung khách hàng tiềm năng của bạn. Chân dung khách hàng có thể được xây dựng bằng cách trả lời các câu hỏi như:

• Độ tuổi khách hàng tiềm năng của bạn trong khoảng nào?
• Họ là nam hay nữ là chủ yếu?
• Công việc của họ chủ yếu là gì?
• Mức thu nhập của họ là bao nhiêu?
• Sở thích và thói quen sinh hoạt của họ như thế nào?
• …

Các thông tin trên đều có thể được thu thập thông qua các phương pháp khảo sát khách hàng. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện điều này bằng các phương pháp truyền thống như phiếu khảo sát khách hàng sau mua, đánh giá sao mức độ hài lòng,… hoặc kết hợp sử dụng Internet, mạng xã hội hoặc các công cụ hỗ trợ khảo sát nhằm nâng cao hiệu quả thu thập thông tin.

Việc xác định chính xác chân dung khách hàng mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu quả chiến dịch quảng cáo. Quảng cáo tiếp cận và hấp dẫn được đúng tệp khách hàng sẽ đem lại con số chuyển đổi cao hơn, khiến chiến dịch PR của doanh nghiệp đem lại doanh số.

Bước 3: Phân tích đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp hoặc cá nhân có kinh doanh cùng ngành hoặc có bài viết cùng chủ đề với bạn. Bạn cần phân tích ưu và nhược điểm của họ để tìm ra điểm khác biệt và lợi thế cạnh tranh khi viết bài của mình.

Bạn cũng cần tham khảo các bài viết PR của họ để rút ra kinh nghiệm và tránh lặp lại những sai lầm, cũng như chỉ ra các thế mạnh của họ.

Một trong những phương pháp để thực hiện việc này một cách hiệu quả là bằng cách sử dụng bảng nghiên cứu thị trường SWOT.

Về cơ bản, SWOT cho phép bạn nghiên cứu chuyên sâu vào 04 khía cạnh: :

• Strength: Thế mạnh của doanh nghiệp bạn, gồm các ưu điểm vượt trội của bạn trên thị trường so với các đối thủ cạnh tranh khác, từ các nguồn lực (nhân sự, quy mô doanh nghiệp, chuyên môn,…) cho tới sản phẩm (chất lượng, quy chuẩn,…).
• Weakness: Các điểm yếu đang hiện hữu trong nội bộ doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp, cần được xử lý ngay.
• Opportunity: Cơ hội là các tiềm năng kinh doanh, khách hàng đang hiện hữu hoặc sẽ xuất hiện trong tương lai (nhu cầu thị trường, xu thế thị trường,…).
• Threat: Thách thức là các rào cản mà doanh nghiệp đã và sẽ phải đối mặt (đối thủ cạnh tranh, xu thế thị trường, quy định nhà nước,…).

Bước 4: Lên dàn bài cho bài viết

Dàn bài là khuôn mẫu để bạn sắp xếp ý tưởng và thông tin cho bài viết PR. Đây là bước quan trọng nhất giúp bạn xác định từ khóa và ý chính cho từng phần của bài viết và giúp bài viết được liền mạch, trôi chảy. Một bài viết PR thông thường sẽ gồm các phần sau:

• Tiêu đề: là phần quan trọng nhất của bài viết PR, cần làm nổi bật lên được nội dung chính và thu hút sự chú ý của độc giả. Bạn có thể sử dụng các kỹ thuật như: đặt câu hỏi, dùng số liệu, dùng từ ngữ mạnh mẽ, dùng lời khen, dùng lời khuyên hay dùng lời mời gọi. Tiêu đề cần có được sự ngắn gọn, nhưng vẫn cần đảm bảo được sự xúc tích, cung cấp đầy đủ thông tin cho người xem.
• Mở đầu: là phần giới thiệu ngắn gọn về bài viết PR, giúp trả lời được các câu hỏi: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và làm thế nào. Bạn cần viết mở đầu hấp dẫn và thuyết phục để khơi gợi sự tò mò và hứng thú của độc giả.
• Thân bài: là phần trình bày chi tiết về thông điệp và nội dung của bài viết PR. Bạn cần viết thân bài rõ ràng, logic và có trình tự. Bạn cũng cần sử dụng các dẫn chứng cụ thể như: số liệu, bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh, chứng nhận, lời chứng thực hay trích dẫn để tăng tính thuyết phục và tin cậy của bài viết.
• Kết luận: là phần tóm tắt lại nội dung chính và thông điệp của bài viết PR. Bạn cần viết kết luận ngắn gọn và mạnh mẽ để tạo ấn tượng sâu sắc cho độc giả. Ngoài ra, đây cũng là phần bạn nên chèn thêm thông tin liên hệ của doanh nghiệp, CTA để khách hàng có thể liên lạc khi có nhu cầu.

Bước 5: Lựa chọn công thức viết bài phù hợp

Công thức viết bài là cách bạn sử dụng ngôn ngữ và câu văn để truyền đạt nội dung và thông điệp của bài viết PR. Bạn cần lựa chọn công thức viết bài phù hợp với đối tượng hướng đến, kênh truyền thông và mục đích của bài viết. Sau đây là một số công thức viết bài tiêu chuẩn được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng:

• Công thức AIDA: là công thức viết bài theo quy trình: Attention (thu hút sự chú ý), Interest (khuấy động sự quan tâm), Desire (tạo ra mong muốn) và Action (kích hoạt hành động). Công thức này giúp bạn tạo ra một bài viết PR có tính thuyết phục cao và khuyến khích khách hàng mua hàng hoặc liên hệ, thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi hiệu quả nhất.
• Công thức PAS: là công thức viết bài xoay quanh 03 hạng mục: Problem (vấn đề), Agitate (khuấy động) và Solution (giải pháp). Công thức này giúp bạn tạo ra một bài viết PR có tính giải quyết vấn đề cao và giúp khách hàng nhận ra giá trị của sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động của doanh nghiệp. Đây là lựa chọn phổ biến được nhiều doanh nghiệp áp dụng, do bài PR thực hiện theo phương pháp này sẽ tác động trực tiếp tới tâm lý mua hàng của người tiêu dùng.
• Công thức STAR: là viết tắt của 04 từ: Situation (tình huống), Task (nhiệm vụ), Action (hành động) và Result (kết quả). Công thức này giúp bạn tạo ra một bài viết PR có tính kể chuyện cao và giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quá trình và kết quả của sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động của doanh nghiệp. Bạn sẽ dễ dàng nhận ra dạng bài PR được viết theo công thức này trên các trang báo điện tử hay mạng xã hội.

• Công thức 3S: là công thức viết bài theo quy trình: Star (ngôi sao), Story (câu chuyện) và Solution (giải pháp). Công thức này giúp bạn tạo ra một bài viết PR có tính kể chuyện cao và giúp khách hàng hiểu rõ hơn về quá trình và kết quả của sản phẩm, dịch vụ hay hoạt động của doanh nghiệp. Câu chuyện sẽ xoay quanh Star, là nhân vật chính và các vấn đề mà họ gặp phải (Story), cuối cùng sẽ là giải pháp (Solution) mà doanh nghiệp đem lại, giúp bài PR tác động được vào điểm đau của khách hàng.

• Công thức Strings: là công thức viết bài theo quy trình: Strings (chuỗi), Tension (căng thẳng) và Release (giải phóng). Trong đó, Strings là các thông tin hữu ích về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, Tension là những khúc mắc khách hàng gặp phải trong cuộc sống, và Release là cách mà sản phẩm trên giúp đỡ khách hàng giải quyết vấn đề. Công thức này giúp bạn tạo ra một bài viết PR có tính thu hút cao và khuyến khích việc liên hệ với doanh nghiệp, giúp nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và doanh số.

Bước 6: Lựa chọn hình ảnh minh họa

Hình ảnh minh họa là một phần không thể thiếu trong bài viết PR. Hình ảnh minh họa giúp bài viết PR sinh động, thu hút và dễ hiểu hơn. Bạn cần lựa chọn những hình ảnh phù hợp với nội dung, chủ đề và đối tượng hướng đến của bài viết.

Bạn cũng cần chú ý đến chất lượng, kích thước và bản quyền của hình ảnh. Bạn có thể sử dụng các nguồn hình ảnh như: hình ảnh do doanh nghiệp cung cấp, hình ảnh từ các trang web cung cấp hình ảnh miễn phí hoặc có bản quyền rõ ràng, hoặc hình ảnh từ các công cụ tạo hình ảnh nhân tạo.

Bước 7: Thực hiện bước kiểm tra kỹ càng

Sau khi hoàn thành bài viết PR, bạn cần thực hiện bước kiểm tra kỹ càng để đảm bảo bài viết không có lỗi chính tả, ngữ pháp, câu văn hay nội dung. Bạn có thể sử dụng các công cụ kiểm tra lỗi viết như: Grammarly, Hemingway hay ProWritingAid để chữa lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh cho các từ chuyên ngành.

Bạn cũng cần đọc lại bài viết một cách tỉ mỉ và khách quan để đánh giá mức độ thu hút, thuyết phục và truyền đạt được thông điệp của bài viết. Bạn có thể nhờ người khác đọc và góp ý cho bài viết của bạn để có những điều chỉnh cần thiết.

3. Làm thế nào để gia tăng hiệu quả bài viết PR

3.1. Thực hiện chuẩn SEO bài viết

SEO là viết tắt của Search Engine Optimization, là quá trình tối ưu hóa bài viết để có thứ hạng cao trên các công cụ tìm kiếm như Google hay Bing.

Bằng cách thực hiện chuẩn SEO bài viết, bạn sẽ giúp bài viết PR của bạn được hiển thị ở vị trí Top đầu trong các công cụ tìm kiếm kể trên, giúp bài viết của bạn có được tỷ lệ truy cập cao hơn, dễ được tìm thấy hơn và có mức độ tin cậy lớn hơn trong tâm trí người dùng.

Bạn có thể áp dụng các kỹ thuật SEO như: tối ưu từ khóa, tối ưu tiêu đề, mô tả, URL, hình ảnh, liên kết,… để nâng cao thứ hạng SEO của bạn. Để có được thứ hạng SEO tốt một cách hiệu quả nhất, hãy tham khảo dịch vụ SEO của MIC Creative.

3.2. Sử dụng đội ngũ cộng tác viên viết bài

Nếu bạn không có thời gian hoặc kỹ năng để tự viết bài PR, bạn có thể thuê các cộng tác viên viết bài chuyên nghiệp để làm hộ bạn. Bạn có thể dễ dàng tìm kiếm họ trên các diễn đàn Freelancer chuyên về Content, PR để thuê và ngã giá với những cộng tác viên đầy tiềm năng.

Đây cũng là một phương án tiết kiệm chi phí hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ chọn sẽ yêu cầu chưa sở hữu phòng Marketing quy mô.

Tuy nhiên, việc tuyển bạn sàng lọc và đánh giá các cộng tác viên một cách cẩn thận. Bạn cần chọn những cộng tác viên có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực bạn muốn viết bài PR. Không chỉ vậy, việc cung cấp cho họ các yêu cầu và hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp đảm bảo chất lượng bài viết và tiến độ công việc.

Ngoài ra, bạn cũng cần nắm rõ các kiến thức về viết bài PR lẫn quản trị đội nhóm để có thể điều phối công việc diễn ra suôn sẻ. Chi phí trung bình khi thuê cộng tác viên sẽ giao động từ 100-200k một bài viết.

3.3. Sử dụng dịch vụ PR của Agency

Việc viết bài viết PR là một chuyện, để bài viết PR đạt hiệu quả còn yêu cầu doanh nghiệp áp dụng được bài viết PR đó vào chiến dịch Marketing. Nếu bạn muốn có một bài viết PR chuyên nghiệp và chiến dịch PR được triển khai hiệu quả, bạn có thể sử dụng dịch vụ PR của các Agency uy tín và chất lượng.

Các Agency sẽ cung cấp cho bạn các dịch vụ như: tư vấn chiến lược PR, lên kế hoạch và thực hiện các chiến dịch PR, viết và phát hành bài viết PR, theo dõi và đánh giá hiệu quả bài viết PR.

MIC Creative là đơn vị Agency hàng đầu Việt Nam chuyên cung cấp các giải pháp Marketing truyền thông PR. Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, MIC Creative cam kết sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện các chiến dịch truyền thông chuyên nghiệp với chi phí ưu đãi lên tới 30%.

4. Tổng kết

Trên là hướng dẫn của MIC Creative về cách viết bài PR chuyên nghiệp chỉ trong 07 bước. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp gỡ rối trong hoạt động viết bài PR, nâng cao hiệu quả Marketing cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị Marketing Agency chuyên nghiệp thực hiện chiến dịch truyền thông PR tiết kiệm và uy tín, hãy liên hệ ngay với MIC Creative tại:

MIC CREATIVE - Your Success, Our Future

• Hotline: 024.8881.6868
• Email: contact@miccreative.vn
• Fanpage: MIC Creative - Truyền thông và Quảng cáo
• Địa chỉ: Tầng 5, 357-359 Nguyễn Khang, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội